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La empresa El Forraje S.A., domiciliada en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, con dirección física en la Carrera 125 # 16 A-70, con dirección electrónica info@elforraje.com y teléfono +57 (602) 666-9421 (en adelante la “Compañía” o el “Forraje” indistintamente), pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados por la Compañía esta Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”), la cual regulará la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de los Datos Personales, dando entonces cumplimiento a lo regulado por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.

Teniendo entonces como propósito principal de la presente Política, cuales son los derechos, procedimientos y mecanismos que le asisten a los Títulares de los Datos Personales (los “Titulares”) por la Compañía para poder hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Definiciones

Las siguientes definiciones serán los términos utilizados en la presente Política, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008. Por tanto, las expresiones utilizadas en mayúsculas en la Política, tendrán para todos los efectos el significado que se les otorga, o el significado, en los casos que se de, que la ley o la jurisprudencia les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.
  3. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y, a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, aunque sin limitarse a ello, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  5. Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
  6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  10. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  11. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. Principios

La Compañía, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la Compañía, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera los Datos Personales deberán, en todo caso, dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al hábeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley de el Forraje. Teniendo entonces los siguientes principio que rigen la Política:

3. Tratamiento y Finalidad al cual serán sometidos los Datos Personales

Los Datos Personales tratados por la Compañía deberán someterse estrictamente únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

Además del tratamiento de la información en la Política de Privacidad de el Forraje, se establecen los siguientes fines para el tratamiento de la información personal según el perfil y/o rol.

I. Generales:

II. Específicas:

4. Tratamiento de Datos Sensibles

En el Tratamiento de Datos Sensibles, el Forraje observará estrictamente las limitaciones y obligaciones, por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, el Forraje se asegurará de:

  1. Obtener consentimiento expreso del Titular.
  2. Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  3. Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

5. Derechos de los Titulares

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en lo que resulte aplicable en concordancia con la Ley 1266 del 2008 y demás normativa aplicable, el Titular tiene los siguientes derechos:

 

Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente;
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

6. Obligaciones de la Compañía cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual o estrategias internas de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Encargado del Tratamiento.
  15. Certificar, semestralmente al Encargado del Tratamiento, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  16. Informar a la SIC o a la autoridad de protección de datos, cuando la misma no sea la SIC, en los eventos que se presenten o llegaren a presentarse violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  17. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

7. Obligaciones de la compañía o tercero cuando actúe como encargado del tratamiento de datos personales

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
  6. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite de respuesta» en la forma en que se regula en la presente ley.
  7. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
  8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  10. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  11. Cumplir con todas y cada una de las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

8. Transferencia y transmisión de datos personales

En la Transferencia y Transmisión de Datos Personales, la Compañía cumplirá con las siguientes reglas:

  1. El Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  2. Se realice intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
  3. Se realicen Transferencias bancarias o bursátiles, conforme con la legislación que resulte aplicable;
  4. Se realicen Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  5. Se realicen Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
  6. Se realicen Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

9. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

La Gerencia Administrativa de el Forraje será la responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular objeto del Tratamiento por el Forraje.

  1. Procedimiento para acceso y de consulta: El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en la presente Política, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de la Compañía, para lo cual deberán formular la correspondiente petición mediante solicitud enviada al correo electrónico info@elforraje.com, donde Usted deberá indicar los datos a requerir, previa verificación de la identidad del solicitante.
  2. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o cualquiera de las personas autorizadas conforme a lo establecido en la presente Política, que consideren que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier norma que la complemente o modifique, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:

  1. La identificación del Titular.
  2. Los datos de contacto como su dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto.
  3. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
  4. La descripción clara de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  5. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  6. Los documentos que se quiera hacer valer.
  7. Firma y número de identificación.

10. Eliminación de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Compañía la eliminación de sus datos personales cuando:

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el Forraje, por lo que el derecho de eliminación no es absoluto y, el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

11. Revocatoria de la Autorización

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, previa solicitud realizada al correo electrónico de la Compañía, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

12. Seguridad de la Información

En desarrollo del principio de seguridad y como Responsables del manejo de los Datos Personales, el Forraje ha adoptado ciertas medidas técnicas, administrativas y humanas razonables, es decir, como si fuera el manejo y utilización de nuestra propia información, para proteger la información de los Titulares e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y el Forraje no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas. No obstante lo anterior, el Forraje no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

13. Uso de Cookies

Nuestro sitio Web puede utilizar «cookies[3]» para ayudarle a personalizar su experiencia online. En todo caso y como medida de protección de los Datos Personales, las cookies no pueden ser utilizadas, bajo ninguna circunstancia, para ejecutar programas o distribuir virus informáticos a su computadora. Las cookies son asignadas a usted y sólo pueden ser leídas por un servidor Web en el dominio que emitió la cookie.

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14. Modificaciones en la Política

El Forraje podrá modificar la presente Política en cualqueir momento, y siempre subirá la versión actualizada en la página Web, así como la últma fecha de su publicación y actualización.

15. Vigencia de la Política

Esta Política rige a partir del 01 de junio de 2017. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en todo caso, en la Base de Datos de El Forraje con base en los criterios de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en la presente Política para los cuales fueron o son recolectados.


[1] www.elforraje.com

[2] Numeral 4, artículo 10 del Decreto 1377 de 2013

[3] Cookie: es un archivo de texto que es grabado en un disco duro de un servidor de páginas Web

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